Hallo...
Semangat pagi !
Dikesempatan ini Saya akan share tentang Manajemen Proyek, yuk simak !
- Prinsip Umum Manajemen Proyek
George R. Terry telah merumuskan fungsi
fungsi tersebut sebagai POAC (Planning,
Organizing, Actuating dan Controlling).
• Planning (Perencanaan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Actuating (Penggerakan)
• Controling (Pengendalian)
1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.
2. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah
organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional
yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :
• menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
• mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam
kordinasinya.
Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional
yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :
• koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
• koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
• koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).
Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :
• Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material
Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment
Superintendant.
• Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer
atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.
Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :
• Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan
Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
• Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality
Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.
Koordinasi diagonal :
Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi
horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja
Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer
merupakan koordinasi vertikal.
3. Actuating (Penggerakan)
Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan
orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan
yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan
kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan;
mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota
kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi
dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang
dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa
keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan
mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,
hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan
dilaksanakan oleh pegawainya.
• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan
dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat
difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan,
sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat
bekerja yang diikutinya.
• Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami
dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat
dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
• Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai
pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya
semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa
memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau
orang lain menjadi naik emosinya.
• Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga
tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun
haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.
3. Controlling (Pengendalian)
Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan
atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh
konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan
konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General
Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction
Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf
sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality
assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana
direncanakan dapat dipenuhi.
Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam
artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi
kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan
controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara
keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan
supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas
seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang ,
peralatan, bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian
sasaran.
Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan faktafakta
tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai
faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah
memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk
memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.
APA ITU PROYEK?
KONSEPSI PROYEK
- Kegiatan proyek adalah:
Suatu paket /rangkaian kegiatan,
yg dilakukan dalam jangka waktu
tertentu, dengan alokasi sumber
daya tertentu, dan untuk
mencapai sasaran tertentu
(yang telah digariskan dengan
jelas).
CIRI PROYEK
1. Merupakan Suatu paket /rangkaian
kegiatan
2. Memiliki tujuan khusus (sasaran & kriteria
yg jelas)
3. Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond)
4. Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti
(terbatas, shg Jadwal kegiatan hrs
ditentukan)
5. Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh
selesainya waktu. (titik awal dan akhir
ditentukan dengan jelas)
6. Non rutin / tidak berulang-ulang
Kriteria Proyek
Supaya berhasil maka:
- Menggambarkan realitas situasi
pengambilan keputusan
- Kapabel untuk dilaksankan
- Fleksibel dlm menghasilkan produk yg
diharapkan
- Mudah dimplementasikan
- Cos effectiveness.
